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Hilfe zur Generischen Suche

Inhaltsverzeichnis

Eine Suche durchführen
Generelle Hinweise
Ergebnislisten
Suchparameter
Suchmuster verwenden
Vergleichsoperatoren verwenden
In einem Bereich suchen
Mit Aufzählungen suchen
Suchausdrücke mit logischen Operatoren verknüpfen
Zeichenketten
Nach einem leeren Element suchen
Nach Zeit und Datum suchen
Dynamische Datumssuche
Freie Suche mit mehreren Suchbegriffen
Suche speichern
Schnellsuchkriterien verwenden
Kriteriengruppen verwenden

Eine Suche durchführen

1. Eine Suche durchführen

Sie können an verschiedenen Stellen abhängig von Ihrer Rolle nach Daten suchen

Geben Sie in die einzelnen Felder einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Je mehr Suchbegriffe Sie eingeben, desto genauer wird Ihr Suchergebnis.
Klicken Sie auf Suchen. Es wird eine Tabelle mit Suchergebnissen dargestellt.
Führen Sie dann eine der Aktionen aus, die Ihnen in der Tabelle angeboten werden.

Wenn Sie keine Einschränkungen eingeben, werden alle Datensätze angezeigt, die Sie in Ihrer Rolle sehen können.

Die Ergebnisse Ihrer Suche hängen von Ihrer Rolle im System ab, d. h., Sie sehen nur die Daten, die Sie in Ihrer Rolle auch sehen dürfen. Bei der Suche nach einer Dozentin/einem Dozenten bedeutet dies z. B., dass einer Studentin/einem Studenten nur die Kontaktdaten angezeigt werden, während z. B. Personalsachbearbeiter/-innen umfangreiche persönliche Daten einsehen können.

Generelle Hinweise

2. Generelle Hinweise

Zahlreiche Aufgaben, die Sie durchführen, beginnen mit einer Suche oder beinhalten als einen Teilschritt eine Suche.
An vielen Stellen arbeiten Sie mit Ergebnissen von (im Hintergrund ablaufenden) Suchvorgängen.
Wenn es genau einen Treffer gibt, dann wird sofort der entsprechende Datensatz zur Bearbeitung geladen.
Wenn es zahlreiche Treffer gibt, dann werden die Treffer auf mehrere Seiten verteilt. Sie können in den Suchergebnissen blättern oder die Menge der Datensätze pro Seite einstellen.
Innerhalb mancher Funktionen besteht die Möglichkeit, auch innerhalb einer Trefferliste zu suchen. Die Trefferliste wird dann gemäß des von Ihnen eingegebenen Suchbegriffs reduziert.
Mehrere Wörter in einem Text-Suchfeld werden standardmäßig mit UND verknüpft. Wenn Sie keine anderen Vergleichsoperatoren eingegeben (Siehe unten), wird eine unscharfe Suche durchgeführt, also auch ähnliche Suchbegriffe gefunden.
Es wird in der Regel nur der Anfang der durchsuchten Texte/Begriffe mit dem Suchwort verglichen.
Möchten Sie den kompletten Text nach dem Wort durchsuchen, schließen sie dieses in * Sternchen ein.
Klicken Sie auf Neues Eingabefeld hinzufügen, wenn Sie die Suche mit einer Oder-Verknüpfung versehen wollen.

Ergebnislisten

3. Ergebnislisten

Die Trefferlisten zeigen die gefundenen Elemente und die mit ihnen verbundenen Aktionen in der ersten sowie letzten Spalte der Tabelle an. Die erste Spalte fasst die Aktionen bei mehr als drei Bearbeitungsmöglichkeiten in einem Menü zusammen.

Je nach Funktion stehen Ihnen auch weitere Bearbeitungsmöglichkeiten direkt aus der Ergebnistabelle zur Verfügung, etwa zum Versand von E-Mails an mehrere Adressaten.

Suchparameter

4. Suchparameter

Falls keine Vergleichsoperatoren eingegeben wurden, wird eine unscharfe Suche durchgeführt. Ist das zu suchende Wort kürzer als drei Zeichen, enthält keine Sonderzeichen und wird mit keinem anderen Wort mittels UND verknüpft (entweder durch ein & oder durch ein Leerzeichen!), so wird nur der Anfang der durchsuchten Texte/Begriffe mit dem Suchwort verglichen (Prefix-Suche). Bei mehr als zwei Zeichen (sowie bei Sonderzeichen) wird der Texte nach dem Wort durchsucht.

Wird nach einem Personen-Vorname und/oder Personen-Nachname gesucht, so wird eine unscharfe Suche durchgeführt, solange der Suchbegriff aus mind. zwei Buchstaben besteht und keine Sonderzeichen wie z.B. * oder ? enthält. Soll eine phonetische Suche durchgeführt werden, muss dem Suchbegriff eine ⁓ Tilde vorangestellt werden.

Suchmuster verwenden

5. Suchmuster verwenden

Suchmuster sind ein Filterkriterium für Texte. So ist es beispielsweise möglich, alle Wörter, die mit S beginnen und mit D enden, zu finden, ohne die zwischenliegenden Buchstaben explizit vorgeben zu müssen. Alle Suchfenster unterstützen diese Suchmuster. Suchmuster, die mindestens drei Zeichen lang sind, werden als Wortbestandteil gesucht, Suchmuster mit einem oder zwei Zeichen werden als Wortanfang gesucht:

Suchbegriff	Beschreibung
Meier	Sucht nach Meier, d.h. nach Texten, die Meier enthalten.
Me	Sucht nach Me*, d.h. nach Texten, die mit Me beginnen.

Auch individuelle Suchmuster können angegeben werden. Hierbei steht ein * für beliebig viele und ? für ein einzelnes Zeichen:

Suchbegriff	Beschreibung
Muster	Sucht nach Muster, d.h. nach Texten, die Muster enthalten.
Mu?ter	Sucht nach Mu?ter, d.h. nach Texten, die Muster, Mutter o.ä. enthalten.
Muster*	Sucht nach Muster*, d.h. nach Texten, die mit Muster anfangen.
Meier	(Suche nach Personen-Nachname) Führt eine unscharfe Suche nach dem Namen Meier durch.
⁓Meier	(Suche nach Personen-Nachname) Führt eine phonetische Suche nach dem Namen Meier durch. U.a. mögliche Treffer: Maier, Meyer, Majar.

Vergleichsoperatoren verwenden

6. Vergleichsoperatoren verwenden

Ein Vergleichsoperator besteht aus einem oder mehreren Zeichen und dient dazu, zwei Elemente miteinander in Beziehung zu setzen und auf die Einhaltung von Bedingungen zu überprüfen. Alle Suchfunktionen stellen folgende Vergleichsoperatoren zur Verfügung:

Operator	Beschreibung	Anwendung
=	Auf Gleichheit prüfen. Bei Zeichenketten wird Groß/Kleinschreibung nicht beachtet. Ohne Gleichheitszeichen wird eine unscharfe Suche durchgeführt (es wird nach SUCHWORT* gesucht).	= Meier sucht genau den Text "Meier", ohne Beachtung der Groß/Kleinschreibung.
==	Auf Gleichheit prüfen, bei Zeichenketten wird Groß/Kleinschreibung beachtet.
<	kleiner als	<Meier sucht nach Texten, die lexikalisch "kleiner" als Meier sind (alphabetisch früher auftreten).
>	größer als
<=	kleiner gleich
>=	größer gleich
<>	Auf ungleich prüfen. Bei Zeichenketten wird eine unscharfe Suche durchgeführt (d. h. es wird geprüft, ob der Suchbegriff nicht im durchsuchten Text vorkommt), Groß/Kleinschreibung wird nicht beachtet. Im Auswahlfeld wird das Zeichen ≠ verwendet, um die Verständlichkeit zu erhöhen.	<> 1.1.1980 sucht nach einem Datum, das ungleich dem 01.01.1980 ist.
!=	Auf ungleich prüfen, bei Zeichenketten wird Groß/Kleinschreibung nicht beachtet und es wird eine scharfe Suche durchgeführt (d.h. es wird geprüft, ob der Suchbegriff ungleich dem kompletten Text ist).
!==	Auf ungleich prüfen, bei Zeichenketten wird Groß/Kleinschreibung beachtet und es wird eine scharfe Suche durchgeführt.

Bereichssuche

7. In einem Bereich suchen

Wenn Sie in einem Bereich suchen möchten, z. B. um einen Zeitraum zu durchsuchen, dann nutzen Sie dazu den Operator "::" (vorher ":"). Dies ist nicht möglich bei Suchfeldern für Zeit- oder kombinierte Datum/Zeit-Angaben.

Suchbegriff	Beschreibung
1980 :: 1995	Sucht nach einem Datum, das innerhalb von 1980 bis 1995 liegt.

Aufzählungen

8. Mit Aufzählungen suchen

Angenommen, Sie wollen nach drei Vornamen suchen. Hier bietet sich eine Suche mit einer Aufzählung an. Nutzen Sie dazu den Operator ",". Dies ist nicht möglich bei Suchfeldern, bei denen reelle Zahlen eingeben werden können.

Suchbegriff	Beschreibung
01.01.1980, 05.02.1995	Sucht nach dem Datum 01.01.1980 und 05.02.1995.
Hans, Peter, Ursula	Sucht nach den Namen Hans, Peter und Ursula.
1, 5, 7	Sucht nach den Zahlen 1, 5 und 7.

Verknüpfung von Suchausdrücken

9. Suchausdrücke mit logischen Operatoren verknüpfen

Alle bisher genannten Suchausdrücke können mit "&" (UND) oder "|" (ODER) verknüpft und durch Klammern gruppiert werden. Dies ist nützlich für komplexe Suchabfragen.

Suchbegriff	Beschreibung
Meier \| Müller	Sucht nach Meier oder Müller.
( > g \| < b ) & x	Sucht Zeichenketten, die mit Buchstaben größer als "g" oder kleiner als "b" beginnen und die ein "x" enthalten.
(a :: c) \| abc	Sucht Zeichenketten, die mit den Buchstaben "a", "b" oder "c" oder der Zeichenkette "abc" beginnen.

Zeichenketten

10. Zeichenketten

Um nach einer Zeichenkette zu suchen, die einen dieser Operatoren enthält, kann die (komplette) Zeichenkette in Anführungszeichen eingeschlossen werden. Ausnahmen bestehen für die Zeichen *, ?, _, % und ". Um nach diesen Zeichen zu suchen, muss ihnen ein \ vorangestellt werden:

Suchbegriff	Beschreibung
"(3)"	Sucht nach der Zeichenkette (3)
">"	Sucht nach der Zeichenkette >
"\*"	Sucht nach der Zeichenkette *
"\""	Sucht nach der Zeichenkette "

Leere Werte

11. Nach einem leeren Element suchen

Suchbegriff	Beschreibung
ISNULL	Sie wollen überprüfen, ob bei einem Datensatz keine E-Mail-Adresse eingetragen ist, d.h. ein Feld leer ist.
<>ISNULL	Wenn Sie ISNULL ein "<>" voranstellen, werden alle nicht-leeren Elemente gesucht.
*	Alternativ zur vorherigen Zeile <>ISNULL finden Sie nicht-leere Elemente auch mit der Suche nach *.
""	Statt eines null-Werts kann in der Datenbank auch eine leere Zeichenkette als Wert vorkommen. Um auf eine leere Zeichenkette zu prüfen, muss "" (zwei Anführungszeichen) verwendet werden.
ISNULL \| ""	Kombinierte Prüfung auf eine leere Zeichenkette als Wert und auch auf null.
ISNULL \| "" \| *	Sie können diese Abfragen auch kombinieren, um sich in Ergeblislisten sowohl leere wie auch nicht-leere Elemente anzeigen zu lassen (z.B. für optionale Eingabefelder).

Zeit- und Datumsangaben

12. Nach Zeit und Datum suchen

Zeitangaben können in den Formen hh, hh:mm oder h:mm:ss angegeben werden. Werden nur die Stunden eingegeben, so wird die Sucheingabe je nach verwendetem Vergleichsoperator auf eine volle Zeitangabe erweitert und es wird eine Bereichssuche durchgeführt.

Ein Datum können Sie in folgenden Formaten angeben:

jjjj
mjjjj
mmjjjj
ttmmjjjj
mm.jj
mm.jjjj
tt.mm.jj
tt.mm.jjjj

Wenn Sie nur das Jahr oder Monat und Jahr eingeben, wird die Sucheingabe je nach verwendetem Vergleichsoperator auf ein volles Datum erweitert bzw. es wird eine Bereichssuche durchgeführt. Wenn das Jahr zweistellig ist, wird es so ergänzt, dass das Datum höchstens 80 Jahre zurück bzw. max. 20 Jahre in der Zukunft liegt. Ein zweistelliges Jahr wird nur dann akzeptiert, wenn auch mindestens der Monat mit angegeben ist:

Suchbegriff	Beschreibung
1980	Führt Bereichsuche vom 01.01.1980 bis 31.12.1980 durch
2.80	Führt Bereichsuche vom 01.02.1980 bis 29.02.1980 durch
< 1980	Sucht Datum kleiner als 01.01.1980
> 02.1980	Sucht Datum größer als 29.02.1980
<> 1980	Sucht nach einem Datum kleiner als 01.01.1980 oder größer als 31.12.1980

Dynamische Datumssuche

13. Dynamische Datumssuche

Die dynamische Datumssuche ermöglicht die Verwendung flexibler, relativer Datums- und Zeitangaben in Suchkriterien. Die Berechnungsergebnisse dieser dynamischen Werte werden dabei wie konkret eingegebene Daten behandelt und in der Suche entsprechend verwendet.

Folgende dynamische Werte stehen zur Verfügung:

Name	Alternativer Name	Beschreibung
HEUTE	TODAY	Aktuelles Datum ohne Uhrzeit
JETZT	NOW	Aktuelles Datum inklusive Uhrzeit
ZEIT	TIME	Aktuelle Uhrzeit

Für die Suche steht die Syntax zur Verfügung: CALC (TODAY, Operator, INT, Zeiteinheit)

Als Operator sind + oder − erlaubt. INT muss wie im folgenden Beispiel eine positive ganze Zahl sein.

Suchbegriff	Beschreibung
CALC ( HEUTE − 18 JAHRE )	Berechnet das Datum 18 Jahre vor dem aktuellen Datum

Die folgenden Zeiteinheiten sind in Kombination mit dynamischen Werten verfügbar:-

JAHR, YEAR
MONAT, MONTH
TAG, DAY
STUNDE, HOUR
MINUTE, MINUTE
SEKUNDE, SECOND

Die Verwendung des Singulars oder Plurals sowie die Groß- und Kleinschreibung sind unerheblich. Englische und deutsche Benennung sind erlaubt.

Freie Suche mit mehreren Suchbegriffen

14. Freie Suche mit mehreren Suchbegriffen

Bei einigen Suchen sind Mehrfachsuchfelder definiert. Eingegebene Suchworte werden in mehreren Spalten in der Datenbank gesucht. Der Hilfetext des Suchfeldes beschreibt, auf welche Spalten der eingegebene Suchtext angewendet wird. Es können auch mehrere Suchworte (durch Leerzeichen getrennt) eingegeben werden. Jedes Suchwort muss dann mindestens auf eine der definierten Spalten passen, damit ein Datensatz in das Ergebnis aufgenommen wird (UND-Verknüpfung). Um ein Suchwort vom Ergebnis auszuschließen, fügen sie direkt vor dem Suchwort ein Minus(-) ein.

Suchworte, die als Stoppwort gelten, werden bei der Suche ignoriert. Stoppworte sind unter anderem Artikel, Konjunktionen und häufig gebrauchte Präpositionen. Soll ein Stoppwort dennoch aktiv als Sucheinschränkung genutzt werden, kann diesem einem Pluszeichen (+) vorangestellt werden. Die Prüfung, ob es sich um ein Stoppwort handeln könnte, entfällt dadurch.

Suchbegriff	Beschreibung
Einführung in die Informatik	Durchsucht die angegebenen Felder nach den Suchworten Einführung und Informatik. Jedes muss in mindestens einem der durchsuchten Felder enthalten sein. Die Worte in und in werden als Stoppworte ignoriert.
Einführung Informatik	Durchsucht die angegebenen Felder nach den Suchworten Einführung und Informatik. Jedes muss in mindestens einem der durchsuchten Felder enthalten sein.
Einführung -Informatik	Durchsucht die angegebenen Felder nach dem Suchwort Einführung. Es muss in mindestens einem der durchsuchten Felder enthalten sein. Gleichzeitig wird eine Ergebniszeile ausgeschlossen, wenn eines der durchsuchten Felder Informatik enthält.
Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre	Durchsucht die angegebenen Felder nach den Suchworten Grundlagen und Betriebswirtschaftslehre. Jedes muss in mindestens einem der durchsuchten Felder enthalten sein. Das Wort der wird als Stoppwort ignoriert.
Grundlagen +der Betriebswirtschaftslehre	Durchsucht die angegebenen Felder nach den Suchworten Grundlagen, der und Betriebswirtschaftslehre. Jedes muss in mindestens einem der durchsuchten Felder enthalten sein.
1993 Max Mustermann	Durchsucht die angegebenen Felder nach den Suchworten 1993, Max und Mustermann. Jedes muss in mindestens einem der durchsuchten Felder enthalten sein.

Suche speichern

15. Suche speichern

Sie können bestimmte Suchmuster als Suchset speichern. Wenn Sie ein Set als Standardset abspeichern, wird nach diesen Kriterien beim nächsten Aufruf der Suche automatisch gesucht.

Die Funktionen der Suchsets werden Ihnen bei manchen Suchen oben rechts angezeigt. Wenn Sie etwa regelmäßig alle Bewerberinnen und Bewerbern aus der Personendatenbank ausgeben möchten, speichern Sie die Suche mit den Merkmalen 'Geschlecht: weiblich' und 'Rolle: Bewerber/-in'.

Um ein Suchset zu speichern, wählen Sie die gewünschten Suchoptionen in den betreffenden Fieldsets aus und klicken Sie auf Suche speichern.
Es erscheint ein Feld, in dem Sie dem Suchparameter-Set einen Namen geben müssen.
Ein weiterer Klick auf Speichern sichert das Set unter diesem Namen.
Wenn Sie auf den Stern klicken, wird das aktuelle Suchset als Standard gesetzt und die Suchfelder bei der nächsten Suche automatisch mit Ihren Eingaben vorbelegt.
Durch erneutes Klicken auf den Stern wird die Funktion wieder deaktiviert. Bei Aktivierung und Deaktivierung des Standard-Suchsets werden auch sämtlich Änderungen am selbigen gespeichert.
Über Löschen können Sie das Suchset wieder löschen. Sie können ein gespeichertes Suchset bei jeder Suche wieder aufrufen und müssen die Einschränkungen nicht erneut eingeben. Ihre gespeicherten Sets werden in der Auswahlliste angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Suchset aus. Es wird automatisch geladen.

Zur Bearbeitung der Suchsets stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Möchten Sie ein Suchparameter-Set bei jeder Suche automatisch anzeigen lassen, klicken Sie auf den Stern. Möchten Sie ein Suchparameter-Set nicht mehr bei jeder Suche automatisch anzeigen lassen, klicken Sie erneut auf den Stern.
Durch Speichern können Sie ein (modifiziertes) Suchset abspeichern.
Durch Löschen wird das im Auswahlfeld gewählte Suchset gelöscht. Das Suchset befindet sich in einigen Funktionen auch auf der Seite mit den Suchergebnissen. Sie können damit die Ergebnisse mit einem zuvor gespeicherten Suchset entsprechend weiter filtern.

Schnellsuchkriterien verwenden

16. Schnellsuchkriterien verwenden

Bei einigen Suchen sind Schnellsuchkriterien definiert. Diese bilden eine Auswahl aus den maximal möglichen Suchkriterien und ermöglichen einfache und effiziente Suchen für die meisten Anwendungsfälle. Bei Suchen, für die Schnellsuchkriterien definiert sind, können Sie von der Schnellsuchfunktion mit Erweiterte Suche in die Detailsuche springen. Von dort können Sie über Einfache Suche zurück in die Schnellsuchmaske springen.

Wird ein gespeichertes Suchkriterien-Set geladen, werden die Sucheingabefelder der darin enthaltenen Daten zusätzlich in der Schnellsuche angezeigt.

Kriteriengruppen verwenden

17. Kriteriengruppen verwenden

Bei einigen Suchen kann nach Kriteriengruppen gesucht werden. Es wird zwischen einschließenden und ausschließenden Kriteriengruppen unterschieden. Kriteriengruppen sind thematisch zusammengehörige Gruppen von Kriterien, von denen zu einer Suche mehrere Ausprägungen festgelegt werden können. Bei der anschließenden Suche werden diese Kriterien anders als normale zwingende Kriterien behandelt: Für jede definierte Gruppe wird überprüft, ob zu dem Hauptsuchobjekt ein passender Datensatz mit genau der Kombination an definierten Kriterien existiert (bei einschließenden Kriteriengruppen) oder eben gerade nicht existiert (bei ausschließenden Kriteriengruppen). Ist dies der Fall, wird das Hauptsuchobjekt in die Ergebnismenge hinzugefügt.

Sie erkennen Fieldsets, die Kriteriengruppen unterstützen, am angezeigten Link mit der Beschriftung Kriteriengruppe hinzufügen unterhalb der normalen Suchkriterien. Wird der Link angeklickt, öffnet sich ein Overlay-Fenster mit den Sucheingabefeldern des Fieldsets. Hier können Sie nun eine Kriteriengruppe definieren. Ebenso können Sie dort festlegen, ob es sich um eine einschließende oder eine ausschließende Kriteriengruppe handeln soll. Zum Abschluss klicken Sie auf Speichern. Dadurch wird das Overlay-Fenster geschlossen und die definierte Kriteriengruppe übersichtlich dargestellt. Hinter jedem Eintrag finden Sie Aktionsicons zum Bearbeiten und Löschen definierter Kriteriengruppen.

Wird mehr als eine Kriteriengruppe in einem Fieldset definiert, kann festgelegt werden, wie diese Kriteriengruppen untereinander verknüpft werden sollen. Dazu erscheint bei mindestens zwei definierten Kriteriengruppen eine Auswahl, diese per UND oder per ODER zu verknüpfen, wobei die Kriterien innerhalb jeder einzelnen Kriteriengruppe per UND verknüpft werden, wie auch die Menge der Kriteriengruppen eines Fieldsets zu allen restlichen Kriterien (und Mengen an Kriteriengruppen anderer Fieldsets).